Rédiger….un e-mail professionnel en anglais

Aïe aïe aïe...un client anglophone vous écrit, et vous devez rédiger un e-mail pour lui répondre…ou bien vous devez contacter un interlocuteur anglophone par e-mail pour lui poser une question ou lui proposer un service.

« Help! », comme dirait l’autre. « I need somebody help! »

Pas de panique ! Nous allons revoir aujourd’hui les fondamentaux de l’e-mail anglophone, avec des techniques que j’utilisais toute la journée quand je travaillais dans un environnement international et – fatalement, anglophone.

Comme en français, un mail professionnel ou officiel est surtout formé par des formules de politesse, des tournures que l’on retrouve systématiquement dans la correspondance anglophone, et un vocabulaire spécifique. Il suffit donc de retenir certaines accroches, un début, une fin et quelques expressions, et le tour est joué!

Commençons par le commencement : la formule de politesse !

Deux options :

  • vous connaissez déjà la personne : « Hi Paul » ou « Dear Paula« .

A noter : le « Dear » n’est pas forcément quelque chose d’intime, ce peut-être appliqué à quelqu’un que vous ne connaissez pas du tout…

  • vous vous adressez à un inconnu, ou à quelqu’un de haut placé« Mr./Mrs./Ms. Smith », ou tout simplement « Sir/Madam ».

« Ms. » correspond à l’appellation « Madame » mais se présume pas d’un quelconque statut marital : c’est l’appellation la plus courante dans le monde professionnel.

Le contenu de l’e-mail

Pour la suite, tout dépend de ce que vous souhaitez mettre dans votre mail.

  • Pour faire suite à un échange passé : « Thank you for your prompt answer », « Following our phone conversation », « Further to our phone conversation »,
  • Pour informer : « Please note that », « I am glad to inform you »,
  • Pour soumettre une candidature : « I refer to the announce », « I am currently looking for a job », …

Ce sont des exemples, mais on les retrouve très souvent dans les échanges de mail standard.

Une petite précision : EVITER de traduire mot à mot un mail préalablement écrit en français…cela ne marchera pas forcément, et surtout le texte final risque d’être très déséquilibré. L’anglais fonctionne davantage par phrases courtes, simples et percutantes, que le français, qui a tendance à adorer les relatives subordonnées, les conjonctions de coordination, etc.

Ne cherchez pas la complexité ! Ne vous enfoncez pas dans des phrases à rallonge, que vous n’arrivez plus à finir. Soyez le plus direct possible, cela vous évitera des malentendu, et évidemment, des erreurs de syntaxe imprévues.

Pour utiliser une pièce jointe, vous pouvez utiliser les grands classiques : « Please find attached/enclosed »,  « In attachment you will find », ou « Enclosed to this mail you will find ».

Le mot « pièce jointe » ne se traduit pas, il est remplacé par « document attaché à ce mail » littéralement.

Enfin, des formules de politesse peuvent être intégrées directement dans le contenu du texte : il s’agit d’ajouter des adverbes pour atténuer la demande ou la proposition. C’est une technique très utilisée en anglais.

Par exemple : « I cordially invite you », « We kindly ask you ».

A votre disposition…!

On conclut généralement un échange en indiquant que nous restons à disposition pour toute précision complémentaire, par politesse.

« I remain at your entire disposal », « Do not hesitate to contact me », « Let me know if »...

Si le mail attend un retour, une réponse ou une réaction, n’hésitez pas à ajouter :

« Looking forward to hear back from you », « I look forward for your reply », « Looking forward to hearing from you/meeting you ».

Pour conclure 

Les expressions suivantes sont très fréquentes :

« Best regards », « Kind regards »

« Sincerely yours » ou « Yours sincerely »

 

J’espère que cet article vous aura été utile ! En cas de doute, n’hésitez pas à consulter ce petit aide-mémoire qui récapitule ce que l’on vient de voir !

Bon courage !

 

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